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Read in English | Leer en español | اقرأ باللغة العربية Dernière mise à jour : 23 août 2022
KoboToolbox vous permet de connecter votre projet de collecte de données à des programmes externes tels que Microsoft Excel, Power BI ou Google Sheets, ce qui est rendu possible grâce à l’interface de programmation d’application (API).
Cet article vous guide à travers le processus de connexion de votre projet à Excel. Si vous souhaitez vous connecter à Power BI, consultez l’article ici.
Pour importer des données dans Excel, vous devez d’abord obtenir l’URL des exportations synchrones via l’API KoboToolbox. Le processus étape par étape pour ce faire est décrit dans l’article ici.
Ces étapes ne fonctionnent que dans Excel 2016 et versions ultérieures.
Ouvrez Excel et créez un classeur vierge. Vous pouvez également travailler dans un classeur existant, même s’il contient déjà des données.
Cliquez sur l’onglet Données, choisissez Obtenir des données -> À partir d’autres sources -> À partir du web.
Collez l’URL des exportations synchrones que vous avez copiée et cliquez sur OK.
Dans la boîte de dialogue « Accéder au contenu web », cliquez sur De base pour ajouter vos informations d’authentification.
Entrez votre nom d’utilisateur et mot de passe KoboToolbox et cliquez sur CONNEXION.
Si vous avez rendu les données de votre projet publiques, vous pouvez vous connecter sans authentification en choisissant « Anonyme » dans la boîte de dialogue « Accéder au contenu web ». Pour en savoir plus sur les autorisations de projet, consultez ici.
Une liste des données contenues dans votre projet s’affichera dans le Navigateur.
Si votre formulaire contient des groupes répétés, chaque groupe apparaîtra comme une feuille de calcul distincte dans le Navigateur. Assurez-vous d'utiliser le lien « data_url_xlsx » car l'exportation CSV n'inclut pas les groupes répétés.
Choisissez les données que vous souhaitez importer. Pour importer plusieurs tableaux à la fois, cliquez sur « Sélectionner plusieurs éléments », puis choisissez les éléments dans la liste.
Cliquez sur Charger pour importer les données ou cliquez sur Transformer les données pour ouvrir l’Éditeur Power Query que vous pouvez utiliser pour nettoyer et transformer les données avant de les charger.
Vous pouvez connecter plusieurs projets dans un seul classeur Excel. Répétez le processus ci-dessus pour chaque projet, en utilisant leur URL d'exportation synchrone. Dans la plupart des cas où vous avez plusieurs tableaux, il peut être nécessaire de configurer des relations entre les tableaux avant de pouvoir utiliser les champs pour créer des rapports et des tableaux de bord. Configurez les relations en allant dans Données -> Outils de données -> Relations. Pour en savoir plus sur la création de relations entre tableaux, consultez ici.
Excel vous offre plusieurs façons de travailler avec les données que vous venez d’importer.
Un tableau croisé dynamique est un outil puissant utilisé pour calculer, résumer et analyser des données - vous permettant de voir des comparaisons, des modèles et des tendances dans les données. Les données résumées dans les tableaux croisés dynamiques peuvent être visualisées de manière simple à l’aide de graphiques croisés dynamiques.
Cliquez sur l’onglet Insertion, puis cliquez sur la flèche déroulante sur Tableau croisé dynamique
Choisissez À partir du modèle de données
Choisissez Nouvelle feuille de calcul
Cliquez sur OK
Les tableaux importés seront affichés dans le volet latéral Champs de tableau croisé dynamique où vous pouvez choisir les champs nécessaires.
Lorsque vous importez un seul tableau, par exemple lorsque votre projet ne comportait aucun groupe répété, les données sont automatiquement chargées sous forme de tableau dans la feuille de calcul. Cependant, lorsque vos données se présentent sous forme de plusieurs tableaux, les tableaux sont répertoriés dans le panneau Requêtes et connexions.
Pour charger ces données dans votre feuille de calcul :
Faites un clic droit sur un tableau du volet Requêtes et connexions et choisissez Charger vers. (si vous ne voyez pas le volet, allez dans Données -> Requêtes et connexions.
Dans la boîte de dialogue suivante, choisissez Tableau et cliquez sur OK. Vous pouvez également choisir les autres options disponibles selon vos besoins.
Vous pouvez faire cela pour tous les tableaux répertoriés dans le volet Requêtes et connexions.
Lorsque les données de votre projet sont mises à jour sur le serveur KoboToolbox, par exemple lorsque vous avez de nouvelles soumissions, des statuts de validation modifiés, des modifications ou des suppressions, vous devrez les synchroniser avec vos rapports. Dans Excel :
Accédez à l’onglet Données
Sous « Requêtes et connexions », cliquez sur Actualiser
Parfois, même après avoir saisi les informations d’identification correctes pour vous connecter à votre projet, vous pouvez obtenir une erreur. Cela peut se produire si Excel a été configuré pour se connecter à un compte auparavant, et que vous essayez maintenant de vous connecter en utilisant un compte différent du même serveur KoboToolbox, c’est-à-dire tous deux du serveur humanitaire.
Pour réinitialiser les paramètres d’authentification :
Allez dans Onglet Données -> Obtenir des données -> Paramètres de la source de données. Sélectionnez les autorisations existantes dans la boîte de dialogue et cliquez sur Effacer les autorisations. Fermez et essayez d’ajouter à nouveau la nouvelle connexion.
Si vous obtenez une erreur lors de l’actualisation des données, il peut y avoir plusieurs raisons :
Vos informations d’authentification ont peut-être changé. Vous devrez suivre les instructions ci-dessus pour modifier vos Paramètres de la source de données.
Un ou plusieurs champs de votre formulaire ont peut-être été supprimés ou renommés. Vous devrez modifier la requête dans Power Query.
Il peut y avoir une incompatibilité de type de données, surtout si vous avez modifié le type de données d’un ou plusieurs champs dans Excel. Vous pouvez essayer de réinitialiser le type de données avant d’actualiser la connexion.
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