Conectar KoboToolbox a Microsoft Excel

Read in English | Lire en français | اقرأ باللغة العربية Última actualización: 23 de agosto de 2022

KoboToolbox te permite conectar tu proyecto de recolección de datos a programas externos como Microsoft Excel, Power BI o Google Sheets, lo cual es posible a través de la interfaz de programación de aplicaciones (API).

Este artículo te guía a través del proceso de conectar tu proyecto a Excel. Si deseas conectarte a Power BI, consulta el artículo aquí.

Paso 1: Obtener la URL de exportaciones sincrónicas

Para traer datos a Excel, primero necesitas obtener la URL de exportaciones sincrónicas a través de la API de KoboToolbox. El proceso paso a paso para hacer esto se describe en el artículo aquí.

Paso 2: Agregar la fuente de datos

Estos pasos solo funcionan en Excel 2016 y versiones posteriores.

  • Abre Excel y crea un libro en blanco. También puedes trabajar dentro de un libro existente, incluso si ya tiene datos.

  • Haz clic en la pestaña Datos, elige Obtener datos -> Desde otras fuentes -> Desde la web.

  • Pega la URL de exportaciones sincrónicas que copiaste y haz clic en Aceptar.

Obtener datos

  • Dentro del cuadro de diálogo «Acceder a contenido web», haz clic en Básico para agregar tus detalles de autenticación.

  • Ingresa tu nombre de usuario/a y contraseña de KoboToolbox y haz clic en CONECTAR.

Autenticación

Si hiciste públicos los datos de tu proyecto, puedes conectarte sin autenticación eligiendo "Anónimo" en el cuadro de diálogo "Acceder a contenido web". Obtén más información sobre los permisos de proyectos aquí.

Se mostrará una lista de los datos contenidos en tu proyecto en el Navegador.

Si tu formulario tiene grupos repetidos, cada grupo aparecerá como una hoja de cálculo separada en el Navegador. Asegúrate de usar el enlace "data_url_xlsx" ya que la exportación CSV no incluye grupos repetidos.

  • Elige los datos que deseas importar. Para importar varias tablas a la vez, haz clic en «Seleccionar varios elementos» y luego elige los elementos de la lista.

  • Haz clic en Cargar para traer los datos o haz clic en Transformar datos para abrir el Editor de Power Query, que puedes usar para limpiar y transformar los datos antes de cargarlos.

Elegir tablas

Puedes conectar múltiples proyectos en un libro de Excel. Repite el proceso anterior para cada proyecto, usando su URL de exportación sincrónica. En la mayoría de los casos donde tienes múltiples tablas, puede ser necesario configurar relaciones entre tablas antes de poder usar los campos para crear informes y paneles. Configura las relaciones yendo a Datos -> Herramientas de datos -> Relaciones. Obtén más información sobre cómo crear relaciones entre tablas aquí.

Usar los datos importados

Excel te ofrece varias formas de trabajar con los datos que acabas de importar.

1. Crear tablas dinámicas y gráficos dinámicos desde el modelo de datos

Una tabla dinámica es una herramienta poderosa utilizada para calcular, resumir y analizar datos, lo que te permite ver comparaciones, patrones y tendencias en los datos. Los datos resumidos en tablas dinámicas se pueden visualizar de manera simple usando gráficos dinámicos.

  • Haz clic en la pestaña Insertar, luego haz clic en la flecha desplegable en Tabla dinámica

  • Elige Desde modelo de datos

  • Elige Nueva hoja de cálculo

  • Haz clic en Aceptar

Crear una tabla dinámica

Las tablas importadas se mostrarán en el panel lateral Campos de tabla dinámica donde puedes elegir los campos necesarios.

2. Cargar datos en la hoja de cálculo

Cuando importas una sola tabla, como cuando tu proyecto no tenía ningún grupo repetido, los datos se cargan automáticamente como una tabla en la hoja de cálculo. Sin embargo, cuando tus datos vienen como múltiples tablas, las tablas se enumeran en el panel Consultas y conexiones.

Para cargar estos datos en tu hoja de cálculo:

  • Haz clic derecho en una tabla del panel Consultas y conexiones y elige Cargar en. (si no ves el panel, ve a Datos -> Consultas y conexiones.

  • En el siguiente cuadro de diálogo, elige Tabla y haz clic en Aceptar. También puedes elegir las otras opciones disponibles según tu necesidad.

Cargar una tabla en Excel

Puedes hacer esto para todas las tablas enumeradas en el panel Consultas y conexiones.

Actualizar los datos en tus informes

Cuando los datos de tu proyecto se actualizan en el servidor de KoboToolbox, como cuando tienes nuevos envíos, estados de validación modificados, ediciones o eliminaciones, necesitarás sincronizarlos con tus informes. En Excel:

  • Navega a la pestaña Datos

  • En «Consultas y conexiones», haz clic en Actualizar

Solución de problemas

Error al conectarse a KoboToolbox

A veces, incluso después de ingresar las credenciales correctas para conectarte a tu proyecto, puedes obtener un error. Esto puede suceder si Excel se configuró para conectarse a una cuenta antes, y ahora estás intentando conectarte usando una cuenta diferente del mismo servidor de KoboToolbox, es decir, ambas del servidor Humanitario.

Para restablecer la configuración de autenticación:

  • Ve a pestaña Datos -> Obtener datos -> Configuración de origen de datos. Selecciona los permisos existentes en el cuadro de diálogo y haz clic en Borrar permisos. Cierra e intenta agregar la nueva conexión nuevamente.

Borrar configuración de origen de datos

Error al actualizar datos

Si obtienes un error al actualizar datos, podría haber varias razones:

  • Tus detalles de autenticación pueden haber cambiado. Necesitarás seguir las instrucciones anteriores para cambiar tu Configuración de origen de datos.

  • Uno o más campos en tu formulario pueden haber sido eliminados o renombrados. Necesitarás editar la consulta en Power Query.

  • Puede haber una discrepancia de tipo de datos, especialmente si cambiaste el tipo de datos de uno o más campos en Excel. Puedes intentar restablecer el tipo de datos antes de actualizar la conexión.