Primeros pasos con XLSForm

Read in English | Lire en français | اقرأ باللغة العربية Última actualización: 10 Jun 2025

Al crear formularios de encuesta para KoboToolbox, puedes construir tu formulario con el editor de formularios de KoboToolbox (Formbuilder) o en XLSForm. XLSForm es muy efectivo para crear formularios tanto básicos como avanzados en un formato fácil de usar.

Este artículo explica cómo:

  • Configurar un XLSForm usando Microsoft Excel

  • Cargar y previsualizar un XLSForm en KoboToolbox

  • Descargar un formulario creado con el editor de formularios de KoboToolbox como un XLSForm


Nota: Algunas funcionalidades de XLSForm no están actualmente disponibles en el Formbuilder, pero pueden ser usadas para la construcción de formularios en XLSForm y luego cargarse a KoboToolbox. Esto puede ser especialmente útil para formularios complejos.

Qué es XLSForm

XLSForm es un estándar para desarrollar formularios usando Microsoft Excel y otros programas de hojas de cálculo. Los XLSForms pueden luego cargarse a KoboToolbox para generar un formulario de recolección de datos.

Hay muchas ventajas al usar XLSForm, especialmente para construir formularios complejos con funcionalidades más avanzadas, incluyendo condiciones de relevancia, cálculos y restricciones. XLSForm también te permite colaborar en la construcción de formularios usando el mismo archivo de Excel o en tiempo real usando Google Sheets.

Nota: Para una introducción completa al desarrollo de formularios usando XLSForm, recomendamos el curso en línea a tu propio ritmo XLSForm Fundamentals Course de KoboToolbox Academy.

Configurar un XLSForm

Para configurar la estructura básica de un XLSForm:

  1. Crea un libro de trabajo en Microsoft Excel o Google Sheets.

  2. Crea tres hojas de trabajo: survey, choices y settings.

    • Los nombres de las hojas de trabajo deben estar en minúsculas.

  3. En la hoja de trabajo survey, crea tres columnas con los encabezados: type, name y label.

  4. En la hoja de trabajo choices, crea tres columnas con los encabezados: list_name, name y label.

  5. La hoja de trabajo settings es opcional. Puede usarse para incluir especificaciones y personalizaciones adicionales del formulario.

    • Por ejemplo: form_title, style y default_language.

Columnas obligatorias en XLSForm

Hoja de trabajo survey

Nombre de columna

Descripción

type

Define el tipo de pregunta (por ejemplo, text, integer, select_one)

name

Define un nombre corto y único para referirse a cada pregunta

label

Define el texto de la pregunta tal como se mostrará en el formulario

Hoja de trabajo choices

Nombre de columna

Descripción

list_name

Define el identificador único para una lista de opciones de respuesta

name

Define un nombre corto y único para referirse a cada opción de respuesta

label

Define el texto de la opción tal como se mostrará en el formulario

Agregar preguntas

En XLSForm, las preguntas se agregan en la hoja de trabajo survey. El proceso paso a paso a continuación explica cómo agregar las siguientes preguntas de ejemplo: ¿Cuál es tu nombre?, ¿Cuál es el sexo de tu bebé? y ¿Cuántos años tienes?

  1. En la columna type de la hoja de trabajo survey, escribe text. Este es el tipo de pregunta para la primera pregunta, ¿Cuál es tu nombre?

  2. En la columna name, escribe yourname. Este será el nombre único usado para identificar la primera pregunta. Cada pregunta debe tener un nombre único y no puede contener espacios o símbolos (excepto el guion bajo).

  3. En la columna label, escribe ¿Cuál es tu nombre?. Esta etiqueta se mostrará como el texto de la pregunta en el formulario durante la recolección de datos.

type

name

label

text

yourname

¿Cuál es tu nombre?

survey

  1. Para la segunda pregunta, ¿Cuál es el sexo de tu bebé?, ingresa select_one sex en la columna type de la hoja de trabajo survey.

    • select_one es el tipo de pregunta que permite a los/as usuarios/as seleccionar solo una opción de una lista de opciones de respuesta.

    • sex es el nombre de la lista de opciones de respuesta, que se define en la hoja de trabajo choices (ver Agregar opciones de respuesta).

  2. En la columna name, escribe baby_sex.

  3. En la columna label, escribe ¿Cuál es el sexo de tu bebé?

type

name

label

select_one sex

baby_sex

¿Cuál es el sexo de tu bebé?

survey

  1. Para la pregunta ¿Cuántos años tienes?, sigue el mismo proceso usando integer como el tipo de pregunta en la columna type.

type

name

label

integer

age

¿Cuántos años tienes?

survey

Nota: Para aprender más sobre los tipos de preguntas en XLSForm, consulta Question types (XLSForm.org).

Agregar opciones de respuesta

Para preguntas de tipo select (select_one y select_multiple), las opciones de respuesta se agregan en la hoja de trabajo choices. El proceso paso a paso a continuación explica cómo agregar las opciones para la pregunta de ejemplo: ¿Cuál es el sexo de tu bebé?

  1. En la columna list_name en la hoja de trabajo choices, ingresa el list_name sex.

    • Este es el list_name previamente definido para la pregunta baby_sex en la hoja de trabajo survey.

    • El list_name es el identificador único para la lista de opciones de respuesta.

  2. En la columna name, agrega el nombre de opción male.

    • El nombre de opción es el identificador único para cada opción.

  3. En la columna label, ingresa la etiqueta de opción Male.

    • La etiqueta de opción se muestra en el formulario durante la recolección de datos.

  4. Para agregar la segunda opción de respuesta para la pregunta baby_sex, ingresa sex en la columna list_name. Ingresa female como el nombre de opción y Female como la etiqueta de opción.

list_name

name

label

sex

male

Male

sex

female

Female

choices

Agregar configuraciones

Hay muchas configuraciones opcionales que pueden agregarse a la hoja de trabajo settings en XLSForm.

Las configuraciones comunes del formulario incluyen:

Configuración del formulario

Descripción

form_title

Título mostrado en la parte superior del formulario

default_language

Idioma predeterminado del formulario

style

Temas para formularios web Enketo

version

ID de versión del formulario

settings

Por ejemplo, para agregar un título de formulario:

  1. Agrega una columna en la hoja de trabajo settings llamada form_title.

  2. Ingresa el título del formulario en la columna form_title.

    • Si no defines un título de formulario en tu XLSForm, por defecto el nombre del archivo de Excel se usará como el nombre del proyecto en KoboToolbox. Esto puede editarse en KoboToolbox.

Nota: Para aprender más sobre la hoja de trabajo settings en XLSForm, consulta Settings worksheet (XLSForm.org).

Agregar columnas opcionales a la hoja de trabajo survey

Para personalizar aún más tu XLSForm, puedes agregar columnas opcionales que incluyen lógica de formulario, opciones de preguntas y configuraciones avanzadas.

Nombre de columna

Descripción

hint

Sugerencia de pregunta

guidance_hint

Sugerencia de orientación

required

Opción para hacer una pregunta obligatoria

relevant

Condiciones de lógica de salto para la pregunta

constraint

Criterios de validación para la pregunta

constraint_message

Mensaje de error cuando no se cumplen los criterios de validación

appearance

Opciones para cómo se muestran las preguntas

choice_filter

Criterios para select en cascada

parameters

Configuraciones para tipos de preguntas específicas

calculation

Expresión matemática para pregunta de cálculo

default

Respuesta predeterminada para una pregunta

Cargar y previsualizar el XLSForm en KoboToolbox

Para cargar y previsualizar tu XLSForm en KoboToolbox:

  1. Ve a la vista Lista de Proyectos en KoboToolbox y haz clic en NUEVO.

  2. Selecciona Cargar un XLSForm y carga tu archivo de Excel.

    • Si creaste tu XLSForm en Google Sheets, necesitarás descargar el archivo antes de cargarlo a KoboToolbox. En el menú de Google Sheets, haz clic en Archivo > Descargar > Microsoft Excel.

  3. Ingresa los detalles del proyecto y haz clic en CREAR PROYECTO.

  4. Haz clic en el botón Previsualizar.

Nota: Para aprender cómo importar tu XLSForm vía URL, consulta el artículo de ayuda Importar un XLSForm vía URL.

Descargar un XLSForm desde KoboToolbox

Los formularios creados usando el editor de formularios de KoboToolbox pueden descargarse fácilmente como un archivo XLSForm.

  1. Ve a la ventana FORMULARIO de tu proyecto en KoboToolbox.

  2. Haz clic en el ícono Más acciones.

  3. Haz clic en Descargar XLS.

Descargar tu formulario de KoboToolbox como un archivo XLSForm puede ser muy útil por muchas razones, incluyendo:

  • Agregar funcionalidades avanzadas a tu formulario que no están actualmente soportadas en el Formbuilder.

  • Hacer cambios al formulario que son más eficientes de hacer en XLSForm (por ejemplo, duplicar un gran número de preguntas o agregar traducciones).

  • Evitar velocidades lentas de computadora o internet que pueden afectar la construcción de formularios en el Formbuilder (por ejemplo, RAM limitada, conectividad de internet deficiente).

  • Compartir el formulario como un archivo de Excel para colaboración con miembros del equipo y manejo de versiones del formulario.

  • Compartir el formulario para solicitar asistencia del equipo de soporte de KoboToolbox o en el Foro de la comunidad.

Reemplazar un formulario con un archivo XLSForm

Puedes reemplazar un formulario existente en el Formbuilder con una nueva versión usando un XLSForm. Por ejemplo, después de editar el formulario en Excel, debes cargar el archivo actualizado a KoboToolbox.

  1. Ve a la ventana FORMULARIO de tu proyecto en KoboToolbox.

  2. Haz clic en el ícono Más acciones.

  3. Haz clic en Reemplazar formulario.

  4. Elige el archivo que deseas cargar.

Más recursos de XLSForm

Para más información sobre el uso de XLSForm, consulta los siguientes recursos: